1. Geltungsbereich und Vertragsparteien
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln Abschluss, Inhalt und Durchführung der Verträge zwischen der Speakwise GmbH, Kollage 3, 49170 Hagen am Teutoburger Wald, Deutschland, als Anbieterin und ausschließlich gewerblichen Kundinnen und Kunden im Sinne von § 14 BGB als Nutzerinnen und Nutzern der cloudbasierten Software-as-a-Service „KI-Telefonassistent“. Ein Angebot an Verbraucherinnen und Verbraucher im Sinne von § 13 BGB ist nicht beabsichtigt. Abweichende Bedingungen der Kundschaft finden keine Anwendung, es sei denn, die Speakwise GmbH stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.
Gegenstand des Vertrages ist die zeitlich befristete, entgeltliche Überlassung der SaaS-Lösung „KI-Telefonassistent“ über das Internet zur Nutzung im eigenen Geschäftsbetrieb der Kundschaft. Die Plattform unterstützt insbesondere die Annahme und Führung telefonischer Dialoge, die optionale Aufzeichnung und Transkription, die Terminvereinbarung, die Nachbereitung einschließlich Zusammenfassungen sowie die Abrechnung nutzungsabhängiger Leistungen. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Produkt- und Leistungsbeschreibung, den im Bestellprozess ausgewählten Modulen sowie etwaigen Individualvereinbarungen. Eine Überlassung des Quellcodes oder eine lokale Installation beim Kunden ist nicht geschuldet.
Für die Nutzung ist eine Registrierung auf der Plattform erforderlich. Die Kundschaft hat alle im Registrierungsprozess abgefragten Angaben vollständig und wahrheitsgemäß zu machen und Änderungen unverzüglich zu aktualisieren. Der Vertrag kommt mit Bestätigung der Registrierung durch die Speakwise GmbH zustande. Aus Gründen der Sicherheit und Betrugsprävention kann die Freischaltung des Kontos erst nach einer manuellen Prüfung erfolgen. Bis zur Freischaltung ist eine produktive Nutzung nicht möglich. Die Kundschaft hat Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff unbefugter Dritter zu schützen.
Die Kundschaft ist für sämtliche Inhalte, Anweisungen und Konfigurationen innerhalb ihrer Instanz verantwortlich. Soweit Anrufe aufgezeichnet, transkribiert oder ausgewertet werden, stellt die Kundschaft sicher, dass hierfür alle rechtlich erforderlichen Einwilligungen oder Rechtsgrundlagen vorliegen und dass Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner ordnungsgemäß informiert werden. Eine Nutzung zu rechtswidrigen Zwecken, insbesondere die Verletzung von Datenschutz-, Wettbewerbs-, Urheber- oder Strafnormen, ist untersagt. Die Kundschaft wirkt an der Fehlersuche angemessen mit, unterlässt jede missbräuchliche Nutzung und trifft geeignete Vorkehrungen zur Datensicherung in ihrem Verantwortungsbereich.
Die Speakwise GmbH ist berechtigt, die SaaS-Leistungen fortlaufend weiterzuentwickeln, Funktionen anzupassen, zu ergänzen oder auszutauschen, sofern hierdurch die vereinbarte Leistungscharakteristik nicht wesentlich beeinträchtigt wird. Wartungsfenster und betriebsnotwendige Unterbrechungen werden, sofern möglich, rechtzeitig angekündigt und vorzugsweise in nutzungsarmen Zeiten durchgeführt. Eine hundertprozentige Verfügbarkeit kann technisch nicht garantiert werden. Soweit Service-Level vereinbart sind, gelten ergänzend die dort beschriebenen Verfügbarkeitsziele und Reaktionszeiten.
Die Vergütung besteht in der Regel aus einer monatlichen Grundgebühr und variablen nutzungsabhängigen Entgelten, unter anderem auf Basis der Gesprächsminuten oder verarbeiteter Einheiten. Die nutzungsabhängigen Entgelte werden monatlich oder bei Erreichen eines definierten Schwellenwertes abgerechnet. Derzeit ist vorgesehen, dass variable Telefoniekosten monatlich oder bei Überschreiten eines Schwellenwertes von 250 Euro abgerechnet werden können, wobei die Speakwise GmbH berechtigt ist, den Schwellenwert mit Wirkung für die Zukunft anzupassen und hierüber rechtzeitig zu informieren. Die Zahlung erfolgt über die angebotenen Zahlarten, insbesondere über den Zahlungsdienstleister Mollie. Bei Zahlungsverzug ist die Speakwise GmbH berechtigt, nach vorheriger Mahnung und angemessener Fristsetzung den Zugang zur Plattform vorübergehend zu sperren. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Der Vertrag wird, sofern im Bestellprozess nichts Abweichendes angegeben ist, auf unbestimmte Zeit geschlossen. Eine ordentliche Kündigung ist jeweils zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode möglich, soweit keine Mindestvertragslaufzeit vereinbart wurde. Kündigungen bedürfen der Textform. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn die Kundschaft trotz Mahnung nachhaltig gegen vertragliche Pflichten verstößt, unzulässige Inhalte verarbeitet oder mit fälligen Zahlungen erheblich in Verzug gerät. Nach Vertragsende endet das Nutzungsrecht, und die Speakwise GmbH löscht oder anonymisiert Daten in ihrem Verantwortungsbereich, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Es gelten die gesetzlichen Vorschriften der entgeltlichen Gebrauchsüberlassung im Rahmen eines SaaS-Verhältnisses. Die Kundschaft hat Mängel unverzüglich nach Kenntnis in Textform anzuzeigen und die Mängelsymptome so konkret wie möglich zu beschreiben, damit eine zielgerichtete Abhilfe möglich ist. Unerhebliche Abweichungen von der vereinbarten Beschaffenheit begründen keine Mängelansprüche. Funktionsbeeinträchtigungen, die auf ungeeigneter Systemumgebung, fehlerhaften Konfigurationen oder Störungen der Internetverbindung beruhen, stellen keinen Mangel der SaaS-Leistung dar.
Die Speakwise GmbH haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie bei Übernahme einer Garantie. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen. Bei Datenverlusten haftet die Speakwise GmbH nur für den Wiederherstellungsaufwand, der bei ordnungsgemäßer und dem Risiko angemessener Datensicherung im Verantwortungsbereich der Kundschaft angefallen wäre.
An der Plattform, ihrem Quellcode, der Dokumentation und allen sonstigen Inhalten verbleiben sämtliche Rechte bei der Speakwise GmbH oder ihren Lizenzgebern. Der Kundschaft wird ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht für die Vertragslaufzeit eingeräumt, das ausschließlich die bestimmungsgemäße Nutzung im eigenen Geschäftsbetrieb umfasst. Reverse Engineering, Dekompilierung oder sonstige Eingriffe sind nur im Rahmen zwingenden Rechts zulässig. Sofern Open-Source-Komponenten verwendet werden, gelten ergänzend deren Lizenzbedingungen, die auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.
Beide Parteien verpflichten sich, sämtliche im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten, als vertraulich bezeichneten oder erkennbar vertraulichen Informationen geheim zu halten und ausschließlich zur Vertragsdurchführung zu verwenden. Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die ohne Verstoß allgemein bekannt sind, die rechtmäßig von Dritten erlangt wurden oder deren Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist. Die Verpflichtung besteht über das Vertragsende hinaus fort.
Die Parteien beachten die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO und des BDSG. Soweit die Speakwise GmbH personenbezogene Daten im Auftrag der Kundschaft verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Darin werden insbesondere Gegenstand, Dauer und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen, Weisungsrechte, technische und organisatorische Maßnahmen sowie der Einsatz von Unterauftragsverarbeitern geregelt. Soweit Verarbeitungen außerhalb des EWR erfolgen, stellt die Speakwise GmbH ein angemessenes Datenschutzniveau sicher, insbesondere durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen.
Die Speakwise GmbH ist berechtigt, geeignete Subunternehmer mit der Erbringung von Teilleistungen zu beauftragen. Dies umfasst insbesondere Infrastruktur-, Datenbank-, Zahlungs-, Sprach- und Transkriptionsdienste. Der Einsatz erfolgt unter Beachtung der vertraglichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben. Änderungen an der Liste der eingesetzten Subunternehmer werden dokumentiert und, sofern nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich, angezeigt.
Die Speakwise GmbH trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der SaaS-Leistungen. Die Kundschaft ist verpflichtet, eigene Schutzmaßnahmen zu ergreifen, Zugangsdaten zu sichern, Berechtigungen sorgfältig zu verwalten, nur autorisierte Nutzerinnen und Nutzer zuzulassen und verdächtige Aktivitäten unverzüglich zu melden. Bei begründetem Missbrauchsverdacht ist die Speakwise GmbH berechtigt, Zugänge vorübergehend zu sperren, um Schäden abzuwenden.
Die Speakwise GmbH ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft anzupassen, sofern hierfür sachliche Gründe bestehen, etwa eine Änderung der Rechtslage, höchstrichterliche Rechtsprechung, technische Weiterentwicklungen oder die Erweiterung des Funktionsumfangs. Über Änderungen wird die Kundschaft rechtzeitig in Textform informiert. Widerspricht die Kundschaft nicht innerhalb der mitgeteilten Frist, gelten die Änderungen als genehmigt. Im Falle eines fristgerechten Widerspruchs kann die Speakwise GmbH den Vertrag zum Ende der Abrechnungsperiode kündigen, wenn eine Fortführung zu den bisherigen Bedingungen unzumutbar ist.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit rechtlich zulässig, der Sitz der Speakwise GmbH. Vertragssprache ist Deutsch. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Regelung gilt eine solche Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.
Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgesehen ist. Die Speakwise GmbH empfiehlt der Kundschaft, eine Kopie der jeweils gültigen Fassung dieser AGB zu speichern. Der Stand dieser AGB ist der 19. August 2025.