Erklärungen gemäß § 5 TMG
Speakwise GmbH
Niedersachsen, Deutschland
Zuständiges Amtsgericht: Amtsgericht Osnabrück
USt-IdNr: DE452424087
E-Mail: hallo@speakwise.agency
Telefon: +4954011523001
Verantwortlich für die folgenden Inhalte gemäß § 55 Abs. 2 RStV
Nicolas Hagedorn
Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche personenbezogenen Daten durch die Speakwise GmbH als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO verarbeitet werden, zu welchen Zwecken und auf welchen Rechtsgrundlagen dies geschieht, an wen die Daten gegebenenfalls übermittelt werden, in welche Drittländer Übermittlungen erfolgen können, welche Speicherdauern gelten und welche Rechte betroffene Personen haben. Verantwortliche Stelle ist die Speakwise GmbH, Kollage 3, 49170 Hagen am Teutoburger Wald, E-Mail hallo@speakwise.agency, Telefon +49 5401 1523001. Ein gesetzlich verpflichtender Datenschutzbeauftragter ist nach derzeitiger Bewertung nicht zu bestellen; Ansprechperson für Datenschutzanliegen ist die Geschäftsführung unter den genannten Kontaktdaten. Zuständige Aufsichtsbehörde für datenschutzrechtliche Beschwerden ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover; alternativ können betroffene Personen sich an jede andere Aufsichtsbehörde am Ort ihres gewöhnlichen Aufenthalts wenden.
Beim rein informatorischen Besuch unserer Website verarbeitet unser Webserver automatisch solche Informationen, die der Browser des Endgeräts übermittelt. Hierzu zählen insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz, konkrete Seitenabrufe, HTTP-Statuscodes, jeweils übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem und dessen Oberfläche sowie Sprache und Version der Browsersoftware. Diese Server-Logfiles werden zur technischen Bereitstellung, zur Stabilität, Sicherheit und Optimierung unserer Onlineangebote verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Webauftritt haben. Die Logdaten werden nach einer angemessenen Frist gelöscht, sofern keine weitergehende Aufbewahrung aus Beweisgründen erforderlich ist.
Soweit auf unserer Website lediglich solche Cookies eingesetzt werden, die für die Bereitstellung der Website technisch notwendig sind, erfolgt die Speicherung und der Zugriff auf Informationen im Endgerät auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TTDSG. Soweit optionale, nicht technisch notwendige Technologien zum Einsatz kommen sollten, beruht die Speicherung und der Zugriff auf § 25 Abs. 1 TTDSG in Verbindung mit einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir setzen nach aktuellem Stand keine Tracking- oder Marketing-Cookies ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung. Sofern wir künftig Analysedienste einsetzen, werden wir vorab eine transparente Einwilligung mittels Consent-Banner einholen und die eingesetzten Dienste mit Name, Funktion, Anbieter, Rechtsgrundlage, Datenkategorien und Speicherdauern in dieser Erklärung ergänzen.
Wenn Nutzerinnen und Nutzer Kontakt zu uns aufnehmen, ein Benutzerkonto anlegen oder Leistungen bestellen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten, in der Regel Namen, berufliche Kontaktdaten, Unternehmensangaben, Zahlungs- beziehungsweise Abrechnungsinformationen sowie Inhaltsdaten aus Anfragen. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Kommunikation und Bearbeitung von Anliegen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit wir gesetzlich verpflichtet sind, etwa aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben, stützt sich die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Sofern einzelne Verarbeitungen auf Einwilligungen beruhen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung zu berühren.
Der Kern unseres Angebots ist eine B2B-SaaS-Plattform für KI-gestützte Telefonassistenten. Im Rahmen der Leistungserbringung verarbeiten wir je nach Konfiguration unserer Kunden insbesondere Anruf-Metadaten, Audioinhalte von Gesprächen, automatisch erzeugte Transkriptionen, automatisierte oder manuell erfasste Gesprächsnotizen, Termin- und Kontaktinformationen, Kommunikationsverläufe sowie Abrechnungs- und Nutzungsdaten. Für diese produktive Datenverarbeitung sind unsere Unternehmenskunden regelmäßig Verantwortliche im datenschutzrechtlichen Sinne; wir handeln in diesen Konstellationen als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Wir schließen mit unseren Unternehmenskunden deshalb stets einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der insbesondere Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen, die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen sowie unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen regelbasiert festlegt. Unsere Kunden sind verpflichtet, die eigene Rechtsgrundlage der Verarbeitung sicherzustellen, geeignete Informationspflichten gegenüber ihren Betroffenen zu erfüllen und gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen für Gesprächsaufzeichnungen oder Sprachanalyse einzuholen. Soweit wir im Einzelfall selbst Verantwortliche sind, etwa für die Nutzung der Website, für Supportkommunikation oder für die Abrechnungsbeziehung mit Kundinnen und Kunden, gelten die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke und Rechtsgrundlagen.
Wir verwenden Ihre Daten, um:
-unsere Dienstleistungen bereitzustellen und zu verbessern;
-Ihnen wichtige Informationen oder Angebote zu unseren Services zukommen zu lassen;
-die Nutzung unserer Website zu analysieren und zu optimieren;
-gesetzlichen oder regulatorischen Anforderungen zu entsprechen.
Zur Leistungserbringung und zum Betrieb unserer Systeme setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, mit denen wir nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO Verträge schließen. Wir nutzen Supabase als Datenbank- und Backend-Dienst mit Hosting in Frankfurt am Main, um eine Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union sicherzustellen. Wir betreiben eine n8n-Instanz bei Hostinger ausschließlich als technische Ausführungsumgebung für automatisierte Workflows, wobei nach gegenwärtiger Konfiguration keine dauerhafte Speicherung personenbezogener Daten bei Hostinger erfolgt. Für die Zahlungsabwicklung sowie für wiederkehrende Abrechnungen greifen wir auf Mollie zurück; die Zahlungsdaten werden primär von Mollie verarbeitet, und wir erhalten nur die für Buchhaltung und Vertragsdurchführung erforderlichen Abrechnungsinformationen. Für Transkriptionen von Audiomitschnitten kann Deepgram eingesetzt werden; hierzu ist es erforderlich, dass Audio- oder Sprachdaten an Deepgram übermittelt werden, wobei wir durch vertragliche und technische Maßnahmen sicherstellen, dass Daten nur für die beauftragten Zwecke verarbeitet und nicht zum Training fremder Modelle genutzt werden. Für die Stimm- und Sprachausgabe kann ElevenLabs eingesetzt werden; auch hierbei werden nur solche Daten übertragen, die für die konkrete Stimme oder die Ansage erforderlich sind. Für Kalenderfunktionen wird Cal.com integriert; die Termin- und Kontaktdaten verarbeiten wir ausschließlich, um aus dem Anrufkontext angefragte Termine zu koordinieren. Für KI-gestützte Dialogverarbeitung und Sprachmodelle kann OpenAI eingesetzt werden; wir achten darauf, die datenschutzfreundlichen Betriebsmodi zu wählen und vertraglich zu vereinbaren, dass keine produktiven Kundendaten zum Training allgemeiner Modelle genutzt werden. Als technischer Orchestrierungsdienst kann Retell AI eingesetzt werden, soweit dies für die Echtzeit-Steuerung der Telefonie-Flows erforderlich ist; in diesem Fall findet eine Verarbeitung von Signal- und gegebenenfalls Audiodaten statt. Entwicklungsunterstützende Dienste wie Lovable.dev nutzen wir ausschließlich in der Entwicklungsumgebung ohne produktive personenbezogene Daten. Die vorstehenden Anbieter können ihren Sitz teilweise in den USA oder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums haben. In diesen Fällen stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher, in der Regel durch Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO in Verbindung mit ergänzenden Maßnahmen. Soweit einzelne Übermittlungen auf Einwilligungen beruhen, weisen wir vorab transparent auf die damit verbundenen Risiken hin und holen die Einwilligung gesondert ein.
Wir geben Ihre Daten nur dann weiter, wenn:
-dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen erforderlich ist;
-wir gesetzlich dazu verpflichtet sind;
-Sie ausdrücklich zugestimmt haben.
Eine Weitergabe erfolgt beispielsweise an:
-Zahlungsdienstleister
-Technologiepartner (z. B. KI-Modelle)
-Hosting-Anbieter
Ihre Daten werden niemals verkauft oder für nicht deklarierte Zwecke weitergegeben!
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Handels- und steuerrechtliche Unterlagen werden regelmäßig für die Dauer von sechs beziehungsweise zehn Jahren aufbewahrt. Support- und Kommunikationsinhalte löschen wir, sobald die Angelegenheit abschließend geklärt ist, es sei denn, gesetzliche oder vertragliche Gründe erfordern eine längere Aufbewahrung. Protokoll- und Sicherheitsdaten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und zur Nachvollziehbarkeit von Störungen erforderlich ist. Für Kundenumgebungen als Auftragsverarbeiter richtet sich die Speicherdauer nach den Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen.
Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, unrichtige Daten berichtigen zu lassen, unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung zu verlangen, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen und die Übertragung der Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen. Diese Rechte ergeben sich aus den Art. 15 bis 22 DSGVO. Zur Ausübung der Rechte genügt eine formlose Mitteilung an hallo@speakwise.agency. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling mit Rechtswirkung finden nicht statt, es sei denn, dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich und gesetzlich zulässig oder es liegt eine ausdrückliche Einwilligung vor; in einem solchen Fall informieren wir vorab gesondert.
Als betroffene Person haben Sie gemäß DSGVO folgende Rechte:
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns gespeicherten Daten verlangen.
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Korrektur unrichtiger Daten verlangen.
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten beantragen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen
Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen.
Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
Bitte kontaktieren Sie uns für die Ausübung Ihrer Rechte unter hallo@speakwise.agency.
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere Zugriffskontrollen, Verschlüsselung bei der Übertragung, rollenbasierte Berechtigungen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, regelmäßige Aktualisierung und Härtung der Systeme sowie vertragliche Verpflichtung unserer Mitarbeitenden und Dienstleister auf Vertraulichkeit. Wir überprüfen diese Maßnahmen fortlaufend und passen sie an den Stand der Technik an. Gleichwohl kann eine absolute Sicherheit in vernetzten Systemen nicht garantiert werden; bei Sicherheitsvorfällen informieren wir betroffene Vertragspartnerinnen und Vertragspartner und, sofern gesetzlich vorgeschrieben, die zuständigen Aufsichtsbehörden.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund geänderter Rechtslagen, geänderter Dienste oder Datenverarbeitungen erforderlich ist. Maßgeblich ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Version. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir unsere Kundinnen und Kunden im Rahmen des Vertragsverhältnisses.
Wenn du weitere Informationen über unsere Datenschutzpraktiken erhalten möchtest, Fragen hast oder dich beschweren möchtest, wende dich bitte per E-Mail an hallo@speakwise.agency oder per Post an die unten angegebenen
Speakwise GmbH vertreten durch Nicolas Hagedorn
Kollage 3, Hagen am Teutoburger Wald, Niedersachsen, Deutschland\
Stand: September 2025